説明会に二十人の申し込みが入ったのに、当日その場にいたのは十二人だった。こういうことが起きると、まず自分の案内が悪かったのだと考えてしまいます。私も最初はそう思っていました。ただ、何度か繰り返すうちに、来なかった人と来た人を同じ扱いにしていること自体が、次の詰まりを作っていると気づきました。
申し込みは、来場の約束ではない
無料で申し込める場に、無料で申し込む。それだけのことなので、当日の予定が入れば流れます。悪気はありません。
問題は、その後です。参加を前提に用意した資料や特典を、来なかった人にも同じように渡してしまうと、時間を作って来てくれた人と、来なかった人の差がなくなります。来た人からすれば、来なくてもよかったということになる。私が直したのは、案内の文面ではなく、ここでした。
数を追っているうちは、申し込みの件数が増えるほど気分がよくなります。けれども当日の席が空いていれば、話す側の熱も落ちる。私は途中から、申し込みの数ではなく、当日その場にいた人の数だけを記録するようにしました。見る数字を一つ替えるだけで、直す場所が見えてきます。
出欠を確かめる一手間を入れる
私は、参加した人にだけ次へ進んでもらう形にしました。当日その場で短い合言葉を伝えておき、次の入力欄でそれを書いてもらう。凝った仕組みは要りません。参加していないと書けないものを、一つ挟むだけです。
この一手間を入れると、参加した人の側にも変化が出ます。最後まで残る理由ができるので、途中で抜ける人が減る。出欠を確かめるのは、ふるいにかけるためというより、来てくれた人を最後まで引き止めるためだと、私は思っています。
次の入力欄で、何を聞くか
参加した人だけが書ける欄では、聞くことを絞ります。いま何を扱っているか、いちばん困っていることは何か、どこで発信しているか。この三つが分かれば、次に何を出すかは決まります。
住所や生年月日のような、こちらが使わないものは聞かない。返答の欄は、名前のように短いものは一行、困りごとのように長くなるものは複数行にしておく。一行しか書けない欄に長い相談を書かされると、そこで手が止まります。
書き終わったあとの画面と、届く控えの文面も先に用意しておきます。「受け付けました」の一行があるかないかで、送ったあとの落ち着かなさがまるで違います。
集まった回答は、そのまま名簿になります。私は書き出して表計算のシートに移し、返事をした先とまだの先だけを分けています。凝った顧客管理の仕組みを入れる前に、この一枚があるかどうかのほうが効きます。
来なかった人には、別の道を用意する
来なかった人を切り捨てる必要はありません。同じ案内をもう一度送るのではなく、次の回の日程だけを短く知らせる。渡すものを分けておくと、こちらの手も痛みません。
一度に全員へ同じものを送ろうとするから、内容がどっちつかずになります。参加した人向けと、参加しなかった人向け。二本に分けるだけで、書く文面はむしろ短くなります。
自動の返信は、速いが空になる
受け付けたあとの返信は、自動で出しておくのが楽です。実際、私のところで2026年8月20日に試したときは、入力欄から送信した時刻が10時30分14秒、返信が届いた時刻が10時30分57秒でした。四十三秒です。人が手で返していたら、こうはいきません。
ところが、その届いた返信を開いて青くなりました。差し込むはずの情報が空欄のまま、肝心の中身も入っていなかったのです。速く届くことと、正しく届くことは別でした。
送信そのものが失敗すれば気づきますが、空のまま成功したときは何も起きません。だから私は、仕組みを作った日と、月に一度の点検日に、自分の連絡先で最初から最後まで一周してみることにしています。
申し込みを数えるのをやめて、来た人だけに次を渡す。渡すものを二本に分ける。そして自分で一周してみる。この三つで、当日の空席はだいぶ静かになります。
当てはまる人だけへ
同じような詰まり方をしている、という方に、続きをお届けする場所をご用意しています。うまくいったことだけでなく、つまずいたことも含めて書いています。
👉 無料メール講座「AI社長のお困りごと相談」（全7回・無料）はこちら：
https://api.leadconnectorhq.com/widget/form/t564qhnuzISZeGUW76aJ
提供元: 株式会社トレジャーハンティング
コメント